相手と気持ちよく会話をするためのビジネステクニックとは?

おはようございます~ ヾ(o´ヮ`)ノ ☆彡 丸安毛糸 事務の小椋です^^♬

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やっとながーーーーーい梅雨が明け、夏本番が来ましたね\(^o^)/☆

溜まりに溜まった洗濯物をやっつけちゃいましょう!!!

さてさて、先日電車の中で電話をしている男性がいました。どうやら相手は仕事関係の人のもよう。一生懸命話しているのですが、何だか揉めている様な会話が聞こえてきて他人事ながら「ああー><」な気持ちになってしまいましたTT

ということで、今回は仕事でスムーズに会話をする為のヒントをお届けします^^

 気持ちよく頼みごとをする為の「依頼形」とは?

「明日3時に来て下さい」「ここに名前を書いて下さい」

こんな言葉は会社以外でもよく耳にしますよね。「~ください」と、一見丁寧な言葉に聞こえますが、なぜか言われた方は「NO」と言えない威圧感を感じませんか?それもそのはず、「~ください」は実は相手に命令をしている言い方だからなのです。

仕事とは、気持ちよく相手とコミュニケーションをし、互いに目的にゴールする事とも言えるでしょう。何かを頼むときに、命令形はムダのないストレートな言い方ですが、用件は伝わっても気持ちの中にギクシャクしたものが残っては意味がありません。ですから、相手に気持ちよく何かを頼みたい時は、「~ください」という命令形より、「~いただけませんか?」という依頼形を使うとよりスムーズなコミュニケーションがとれるでしょう^^

「明日3時に来ていただけませんか?」「ここに名前を書いていただけませんか?」

このように、相手に判断をゆだねる依頼形にすれば、相手にやわらかく要望を伝える事ができます。「タバコはやめてください」ではなく、「たばこはご遠慮願えませんか?」と言えば、相手は「恥をかかされた」という印象は持たないハズです。このように命令形を依頼形に言い換える事は「わかりました、やりましょう」と、相手に気持ちよく動いてもらう大切なテクニックの基本といえるでしょう!

 出来なくても好印象を与える「代案」とは?

たとえば、上司から突然予定外の仕事を頼まれたとします。でもあなたは手一杯で、できそうにありません。だからといって、ここで上司に「できません」「無理です」と返事をするのはどうでしょうか?事情はどうあれ、上司はあなたの柔軟性のなさや、やる気のなさなど、マイナスの印象が残るではないでしょうか。何かを頼まれてもそれを引き受けられそうにない場合は、「~できません」と否定するのではなく、「~ならできます」と代案を出してみましょう。

例えば先程の例の様に、突然の仕事を頼まれた場合などは、「〇時までならできます」「〇時まででよろしいですか」と、自分ができる範囲の中で代案を伝えるのです。そうすれば、相手にも、仕事に対する積極的な印象が残りますね^^

また、どうしても代案が用意できない場合でも、「できません」「無理です」とすぐに否定形で断らないで、より丁寧に「申し訳ありませんが、今回は〇〇の理由で受けることが難しいです」と伝えましょう。そうすれば、印象がずいぶんやわらかくなります。

このような言葉を「クッション言葉」と呼びます。ビジネスの場では、基本的には言葉や文章は単純明快なものが好まれます。しかし、一言付け加えるだけで、その言葉の印象をグンとやわらかくすることができるのなら、これを使わない手はないですよね^^

クッション言葉は、文字通り衝撃を和らげ、相手にソフトな印象を与えてくれます。言いにくい事、相手ががっかりするようなことを伝えるときには、ぜひ覚えておきたいテクニックです!

たとえば、外出中の上司から「お客様が訪ねてくるが、10分過ぎには戻るから待っていただくよう伝えてほしい」と頼まれたとします。あなたならお客様が来社されたとき、どのようにお伝えしますか?

 

「〇〇は10分程遅れます」

 

こちらの応対でも事実は伝わりますが、事務的な応対になりお客様に対する申し訳ない気持ちがこもってない感じに聞こえます。

では、

「申し訳ございませんが、〇〇は10分程遅れて参ります。恐れ入りますが、少々お待ちいただけませんでしょうか?」

こちらの様に「申し訳ございません」「恐れ入りますが」というクッション言葉を加えただけで、配慮や気遣いの心が表れているように思えますよね^^

上司や先輩に対しても、この話術は使えます。食事の誘いなどを断る場合も、「今日は用事がありますので」と断るのではなく、そこに「せっかくですが・・・」の一言を添えるだけで「断る」という衝撃をやわらげて相手に伝える事ができるのです。

 

どうも人づきあいが下手なんだよなぁ・・・という方はちょっとだけ工夫して会話してみると驚くほど人づきあいが良くなるかもしれませんよ?\(^o^)/

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小椋 千絵

小椋 千絵

お客様サポート丸安毛糸株式会社
丸安毛糸で事務全般をしている小椋と申します^^ 来客時にはお茶を出しに行くことも多いので、お客様とお目にかかる機会も多いかもしれません(^o^)旦 どうぞ宜しくお願い致します☆

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