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ビジネスマンへの第一歩!アポイントはスマートに取りましょう♪

公開日: : お知らせ, 雑感

LIVE

ニットに関する質問受け付け中!!

おはようございます~ ヾ(o´ヮ`)ノ ☆彡 丸安毛糸 事務の小椋です^^♬

 

先日、地元駅のロータリーでストリートライブをしていてひと耳惚れしてしまったバンドのLIVEを聞きに行ってきました^^

LIVEと言っても、ピアノとヴァイオリン2人でのアコースティックライブだったので、どんな感じなんだろう?とちょっと緊張していたのですが、、、、、もう!本当に素敵なLIVEで最初から最後まで聞き惚れてしまいました(♡_♡)

いやー生演奏の威力ってスゴイ!!!心が充実感で一杯になりフワフワした気持ちになって帰ってきました♡

偶然にも、元ジム仲間と会場でばったり再会して、しかもバンドマネージャーの友人というwww

人生初めてピアノ演奏を後ろから観た日(笑) 心が豊かになるってこういう気持ちをいうんですね。とっても優しい気持ちになりました^^

 

さてさて、ここ数回、新入社員の心構えや好印象を与えるコツをお届けしてきましたが、今日は一歩進んで、

【相手に迷惑をかけない訪問のマナー】をお届けしたいと思います。

新人のうちは、詳しい状況を理解しないまま上司に連れられて取引先を訪問する機会も多いことでしょう。そして慣れてくると、単独での訪問を命じられることもあります。

どんな場合でも、相手に失礼がないよう、訪問前には必ず次の2点を必ず確認してから伺いましょうo(^▽^)o

①訪問の目的

相手からの質問を受ける可能性もあります。想定される質問への応対は上司に指示を仰ぐなど、社内で打ち合わせをしておきましょう。

②訪問先の基本情報

「相手の会社の業務内容」「自社とどんなつき合いか」「訪問先の担当者はベテランか新人か」、、、、最低でもこのくらいの情報は上司から聞き出しておきましょう。

相手のことをよく知っているということは、訪問先で積極的な姿勢をアピールるすことに繋がります。

 

アポイントを撮る時の確認事項

訪問前には必ず事前に連絡を入れ、アポイントメント(予約)を取ります。相手に連絡をする際の確認事項は次の4つです。

①訪問の日時

貴重な時間を割いてもらうのですから、日時はできる限り相手の都合を優先します。その上で、何日の何時に訪問するかを伝えます。

その際「お忙しいところありがとうございます」「お手間を取らせて恐れ入ります」などの、感謝の言葉を添えることが大切です。決して「会ってもらえて当たり前」という

態度を取ってはいけません。

②訪問の目的

上司に確認した訪問の目的をはっきり伝えます。

③所要時間

時間がどの位かかるのかを前もって知らせます。

④訪問場所

会社によっては社屋やフロアが複数に分かれている場合もあります。どのビルの何階へ行けばいいのかを相手に確認します。

訪問まで10日以上あく場合は、前日か当日の朝に「本日○時に伺います」と確認の連絡を入れます。また、訪問できなくなった場合はすぐに連絡をして理由と謝罪を述べ、

変更をお願いします。

 

訪問直前の確認事項

キャリアの長い短いにかかわらず、会社の代表として訪問するのですから、ぬかりのないよう事前に次の3つをチェックしましょう。

①交通手段

路線検索ソフトや地図で調べて所要時間も確認しておきます。電車などが遅れる場合もありますので、余裕をもって出かけましょう。

②持ち物

必要な資料、筆記具、名刺などを準備します。所在地の地図や電話番号を書いたメモはすぐに取り出せるようにしておきましょう。

③身だしなみ

業種にもよりますが、最低限、ネクタイ・靴・髪などをチェックはしましょう。

 

到着してからのマナー

到着から取り次ぎまでの間に忘れてはならないポイントは4つです。受付で待っている間も気を抜かないように注意しましょう。

①到着は約束の10分前

約束の10分前には到着して、相手を待つようにしましょう。到着が早すぎても訪問先の準備が出来ていない場合も多々ありますので、10分前が丁度いい時間でしょう。

②入口に近い席で待つ

応接室などでは入口に近い席で待ちます。すぐに立ち上がって挨拶ができるように、やや浅めに姿勢を正して腰掛けましょう。

③荷物は足元に置く

自分の荷物は机の上や隣の椅子などではなく、足元に置くのが礼儀です。コートはたたみ、椅子の背もたれと背中の間に置きます。

④訪問の相手以外にもあいさつ

案内やお茶を出してくれた人にも感謝の会釈を忘れないようにしましょう。これだけで、あなたの印象はぐーんとアップするはずです☆彡

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小椋 千絵

小椋 千絵

お客様サポート丸安毛糸株式会社
丸安毛糸で事務全般をしている小椋と申します^^
来客時にはお茶を出しに行くことも多いので、お客様とお目にかかる機会も多いかもしれません(^o^)旦
どうぞ宜しくお願い致します☆

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