すぐに役立つ！ビジネス英語講座④英文メールの基本

こんにちは、松嶋です。

先日、観たかった映画を友人と観に行って、その時の気分で急きょ1日に2回映画をみました～。

たまに2本立てで映画をみることがありますが、ちょっと疲れるけど映画の世界にどっぷり浸れるので個人的には大好きです＾＾

秋はいつもに増して、映画をみたり、本が読みたくなったり、美術館に行きたくなったりするのは私だけでしょうか？

芸術の秋！本当に大好きな季節なので、冬になってしまうまえにたくさん楽しみたいと思います♪

 

さて、今日は何度かやっていて、定番化してきた！？英語講座をしたいと思います～。

今回は英文メールについてです。

英文メールの件名はシンプル・簡潔に！

まずは日本語のメールと同じように必ず、件名 Subject を付けましょう。

 

件名は難しい長い分は使わずに簡潔にするよう心がけましょう。

いくつか例をご紹介します。

新規のお客様の問い合わせに返信をする「Thank you for your inquirity 」（お問い合わせ頂きありがとうございます。）

メールアドレス変更「Change of e-mail address」

訪問お礼「Thank you for your visit on October 5th」

書き出しは丁寧に

件名の次は本文です。ここで忘れやすいのは、日本語と違って、英文は話題を大きく変える時以外は、改行しないほうが良いということです。見やすくしようとたくさん改行するのは、英文では間違いですので、気を付けましょう。

メール送る相手をどのぐらい知っているかによりますが、初めてメール送る相手には、性別が分かれば、Mr.(男性)Ms.（女性、既婚未婚に関係なく）を苗字の前につけましょう。海外の方の名前だと、観ただけでは性別が分からない場合もあるかと思います。その時は、Dear（名前）とすれば問題ないと思います。

担当者が分からない場合は

To whom it may concern「担当者様」とすると良いです。

 

本文を書き始めるときは…

英語のe-mailでは要件から簡潔にシンプルにまとめるのがポイントです！いくつか使えるフレーズご紹介します。

 

・ご存じのとおり～

As you are aware,

・～するためにメールを差し上げております

I am writing (to you) to ～

・お変わりなくお過ごしのことと存じます。

I hope this email finds you well

・～について確認のためこのメールをお送りしています。

This is to confirm～.

 

最後は結びのWord を入れましょう

本文を書き終えたら、改行して、結びの語句を入れましょう。

先ほどの画像では、カンタンに「ご返信お待ちしております」という意味の「I look forward to hearing from you」を最後に入れました。

他にもたくさん例がありますので幾つかご紹介します。

・迅速な対応を期待しております。

Your earliest response will be greatly appreciated.

・～に変化がありましたら、

If you have any changes in ～
・ご質問などございましたら、どうぞ遠慮なくお知らせください。

Please feel free to contact me with any questions or concerns you may have.

 

・お手数ですがご回答のほどお願い致します。

Thank you for taking the time to answer my questions.

 

・その他ご質問等ありましたらお申し付けください。

Please let us know if we can assist you further.
・ご承諾いただければ幸いです。

I hope that this will meet with your approval.

 

・ご都合の良いときにお返事ください。

Please reply at your earliest convenience.
・～次第お知らせします。

I will provide you with updates～

 

自分の名前を書く前に！

最後に、自分の名前を書く前、一言付けましょう。

ビジネスで良く使うのは、

Thank you,

Best regards,(Best,)

の二つです。

どちらも、日本でいう「敬具」の意味や、「よろしくお願いします」という意味を含んでいます。他にも「sincerely」が敬具の意味になりますが、これはとてもかしこまった言い方なので、ビジネスメールでもあまり使いません。

 

 

今日は英文メールの基本について書きました。少しでも参考にしていただければと思います。

それでは。