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新入社員だけでなく、皆さんに読んでいただきたい! ビジネスにおける会話術

クワガタ2

ニットに関する質問受け付け中!!

こんにちは。お盆休みに田舎で自然を満喫してきた小柳です。
お盆の準備を手伝いつつ、畑仕事に草取り、風通しが良い畳の部屋で大の字になっての昼寝など普段できないことを堪能してきました。
そして・・・人生初「ニジイロクワガタ」と出会いました。
物心ついたころから、クワガタやカブトムシは黒しか見たことがなかったので、こんなに綺麗なクワガタがいるのかと感動ものでした。
昆虫に関しては興味がなかったけど、素直に「綺麗〜」って思えたし昆虫世界は奥が深いんじゃないかと思ったお盆休みでした。(←でも自ら昆虫の世界には飛び込みませんよ!笑

 

そろそろ・・・

新入社員の皆様は約4ヶ月が過ぎ、仕事や環境にも慣れてきたのではないでしょうか?
先輩と同行したり、社内業務も手とり足とりだった仕事も覚え、仕事を任せられることも徐々に多くなって来てくると思います。
そこで、上司や先輩に報告だけでなく、取引先の方にもわかりやすい会話の基本を紹介しますので参考にしてみてください。

 

ビジネス会話の基本・心得

ビジネス会話は以下の心得を守りましょう。

(1):6W2Hを考えて話す
6W2Hとは「When(いつ)」「Where(どこで)」「Who(だれが)」「What(何を)」「Whom(誰に)」「Why(なんのために)」「How(どのように)」「How Much(いくらで)」ということを指します。会話の際は、6W2Hに対して常に注意をして、要点をまとめて話します。

「頑張ったけどできませんでした」という報告では、どう頑張って、なぜできなかったのかがわかりません。

(2):結論から話す
ビジネスの現場ではスピードが求められます。まずは「結論」を述べて、必要があればその理由や意見などを述べるようにします。


「○○社の案件についてですが、当社商品の購入が決定しました。決定打は先日課長と打ち合わせをしたオプションの件で、競合が提示した提案よりも価格面では負けていましたが、サービス面で契約をとることができました」とすれば、結論やその確信が冒頭で述べられているので上司も理解しやすくなります。上司が忙しい場合も結論を先に聞ければ、「よし分かった。細かい点は後で聞こう」となるでしょう。

(3):相手の理解度を見ながら話す
ビジネスでの会話は相手が必ずしも自分の話を積極的に聞いてくれるわけではありません。特に、営業などの場では、相手は聞き耳を立ててくれない場合もあります。こうした場合は、自分の話に耳を傾けてくれるように対応・工夫していく必要があります。

(4):わかりやすくはっきりとしゃべる
小さい声は自信がないように聞こえます。また、文章の語尾を曖昧に発音すると子供っぽく感じてしまします。声はできるだけ「はっきり」かつ「語尾までしっかり」と話すようにします。

(5)クッション言葉を使う
ビジネス会話のポイントとしては様々なポイントがありますが、Yes、Noをストレートには伝えにくい場合もあり、そんなときに役立つのが「恐れ入ります」や「申し訳ないのですが」などのクッション言葉です。上手に活用することで相手に対してやわらかい印象を与えることができます。

報告

 

最後に

普段友人や家族と話している時は脈絡なく会話をしていることも多いと思いますが、ビジネスの場では話の内容が分かりやすく、具体的で簡潔にまとめて話せるようにしていきたいですね。私も見直していきます。

 

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小柳美代子

小柳美代子

お客様サポート丸安毛糸株式会社
こんにちは。自由と自然を愛する事務の小柳です。 いつかは放浪の旅をしたいっ!です。

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