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マナーシリーズ\(^o^)/電話応対編☆彡

おはようございます~ ヾ(o´ヮ`)ノ ☆彡 丸安毛糸 事務の小椋です^^

ニットに関する質問受け付け中!!

先日は東京でもほんの少しでしたが雪が舞って、ほんとーーーーーうに寒い一日でしたね><

私はやっと風邪が治りかけてきたので、もうこれ以上寒くなって欲しくないです~pq そんな寒い日の中、3階事務所の窓に蘭のお花が咲きました✿ฺ✿ฺ✿ฺ✿ฺ

蘭の花はなかなか2年目以降咲きにくいのですが、毎週せっせとお水をやりつづけて今年で多分4年目?くらいになります ( ˘ ³˘)♥

年によっては咲くお花数の少ない年もありますが、必ず一つは愛らしい花を咲かせてくれるので、毎年楽しみにしています。お水しかあげていないのにこんなにキレイな花を咲かせるなんて、自然てスゴイですね~(✿ฺ≧▽≦)ノ彡☆

 

さて!!!もうすぐフレッシャーズの皆さんが駅や町に溢れる季節となってまいりました^^

おろしたてのスーツを着た初々しい子達をみていると、こちらまで気が引き締まる思いがしませんか?

でも残念ながら会社に入ってからは楽しい事ばかりではありません。。。覚えることが山ほどあって大変>< 私はその中でも電話応対が大の苦手でした^^; 一日マナー研修を会社で受けさせてくれたのですが、一人で電話応対をするシミュレーションでは頭が真っ白になってしまい固まって何も言えなくなって泣きそうになってしまった事も今ではいい思い出です。

電話応対って雑用と思われがちですが、意外と重要なんですよ。私は『電話に出たら会社の代表者と思って対応しなさい』と教わりました^^ 電話は何度も何度も出るうちにお客様の名前も覚えられるし、自分の会社の商品も電話でのやり取りで覚えられることもあるんです♬ ただ、最初はちんぷんかんぷんですけどね (°д°;;)

 

ここで、簡単な電話応対のコツ、教えちゃいます☆

1.なるべく早く電話を取る

  受信時は3コール以内で受話器を取る!

2.第一声は明るく

  第一印象は声で決まる!

3.重要な情報はメモと復唱

 (1)まずメモをとる

 (2)確認のため復唱する

 (3)うやむやにしない

4.声を出すときは必ず保留にする

 (1)近くの人を呼ぶ時にも、必ず保留にしてから声を出す

 (2)社内で相談するときも、周りの人に何かを尋ねると来も、保留にしてから声を出す

5. 相手を長く待たせない

 (1)長く保留にしない 

 (2)電話をたらい回しにしない

6. お詫びとお礼は気持ち良く

 (1)笑顔は声に出る

 (2)お詫びははっきりと

7. 会議中の電話は、急用のみ取り次ぐ

 (1)担当者の意向を確認しておく

 (2)急用かどうかを尋ねる

8.電話はやさしく切る

 (1)電話はかけた方が切るのが基本。受けた電話を切る時は、相手が切ったのを確認してからそっと受話器を置きます。

電話応対

細かく例をあげればきりがないですし、その時その時の臨機応変さは仕事を覚えて行く上で自然と覚える事なので、失敗をおそれず、電話応対のプロ☆になるつもり位の心づもりで頑張りましょう~~~\(^o^)/♬

まずは、会社の中で電話応対の素敵な人を見つけて、その人のマネから覚えていくのもイイかもしれませんね^^ ←実は私がその人 (๑´ڡ`๑) ♬

 

決して「私は電話番するために会社に入ったんじゃありませんっ!!!」なーんて言っちゃイケませんよ~?  (´∀`;) 

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小椋 千絵

小椋 千絵

お客様サポート丸安毛糸株式会社
丸安毛糸で事務全般をしている小椋と申します^^
来客時にはお茶を出しに行くことも多いので、お客様とお目にかかる機会も多いかもしれません(^o^)旦
どうぞ宜しくお願い致します☆

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