だんだん仕事を任される様になってきたあなたが気を付けるコト^^

おはようございます~ ヾ(o´ヮ`)ノ ☆彡 丸安毛糸 事務の小椋です^^♬

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令和元号になって第一回目のブログです\(^o^)/ワーイ

ながーいGWがやっと終わりましたね^^ 海外へ行かれた方、帰省された方、お家でのんびり過ごされた方、色々な過ごし方があったと思いますが皆様心の洗濯出来ましたか???(´ω`) 私は母と一緒にお家でのーんびり過ごしました^^ なんにもしないというのが意外と一番贅沢な過ごし方なのかもしれませんね(^^♪

 

さてさて、前回は新入社員さんへのエールも込めて社会人としての基礎中の基礎をお届けしました^^

今回は一歩進んで「仕事のルールを身につける」をお届けしますね^^

「ホウ・レン・ソウ」のコツを覚える

聞いたことがある方も沢山いると思いますがおさらいのつもりでお読みください^^

ホウ・レン・ソウとは、「報告(ホウ)・連絡(レン)・相談(ソウ)」のことをいいます。仕事をして行く上で社内で必要な情報を共有して仕事を効率よく確実に進める為には、この「ホウ・レン・ソウ」を密にすることが求められます。

この「ホウ・レン・ソウ」を密にしていれば、トラブルが発生した場合でも上司が判断しやすく、スムーズに問題を解決できます。新入社員の仕事の大半は上司の補佐ですから、「ホウ・レン・ソウ」そのものが大事な仕事であるといっても過言ではありません。

①報告は「催促される前に」が鉄則

「あの件はどうなっている?」などと上司から聞かれる前に、自分から進んで報告をするようにしましょう。仕事が完了してからの報告は当然ですが、「途中報告」も大切です。とくに数日を要する仕事は途中で状況を上司に伝える事が大事です。

②連絡は「細かい事でも逐一」

忙しい上司ほど、現場の第一線で何が起こっているのか、自分で確認している時間はありません。細かい事でも「このくらいはいいだろう」などと自己判断せず、こまめに連絡するようにしましょう。

③相談は「悩んだり心配する前に」

疑問や不安があればすぐに上司に相談します。早い段階で上司に相談することで、問題を回避できる場合があるからです。

新入社員にありがちな悪い傾向として、わかったふりをして質問をしない勝手な思い込みで判断してしまう実力以上の仕事を引き受けてしまう、とういうような事が起こりえます。知らないことを聞くことは恥ではありません。新入社員の頃は分からないことが多くて当たり前なのです^^「わかったふり」をして後で後悔の無いようにしましょう。

「PDCAサイクル」を押さえれば仕事はうまくいく

「ホウ・レン・ソウ」のコツを覚えたら、今度はどうしたら仕事をうまく進めていけるかについて考えてみましょう^^

仕事はどんな性質のものであれ「ただ実行すればよい」というものではありません。いかに正確に効率よく進められるかを常に頭に置いて実行しなければ、自分自身の進歩も期待できないからです。

そこでポイントとなるのが、仕事の流れを理解する事です。仕事を任されたら、その仕事が分業のどの部分にあたるのか、なぜ必要なのか、全体の流れを把握するようにしましょう。私が新人さんに教える時はよく図解説をしていましたよ^^

仕事は計画(PLAN)に沿って実行(DO)し、成果を検討(CHECK)して次回への改善行動を起こす(ACTION)ことで効率よく流れます。この流れは「マネジメントサイクル」、またはそれぞれの頭文字を取って「PDCAサイクル」と呼ばれています。

したがって、質の良い仕事とは・・・・

①目的をしっかり把握して正確に

②最良の手法の中でより早く

③無理・ムダを省き効率よく

④できるだけコストをかけずに

⑤満足して貰える結果を出す

となります^^

仕事が出来る人は常に「優先順位」を考えている

前に頼まれた仕事をしている最中に「これも頼むよ」と、上司から別の仕事を指示されることは多々あります。複数の仕事を効率よくこなすには、優先順位を明確にすることが大切です。

ビジネスの場合、優先順位は自分の都合で決めるものではなく、「緊急度」と「重要度」の2つの観点から判断します。

優先順位が最も高いのは、「緊急で重要な業務」です。締切のある仕事、クレーム処理や上司からの突発的な依頼事項などです。次が「緊急だが、さほど重要でない業務」です。突然の来訪や期日の決まった会議や報告書、電話の取次ぎなどの雑事などです。その次が「緊急ではないが、重要な業務」で、仕事の準備や計画、取引先や社内での人間関係作り、業務知識や商品知識をつけるための勉強などです。

優先順位を明確にしないまま仕事を抱え込んでしまうと、大事な業務を取りこぼしてしまう可能性もあるので注意をしましょう。

仕事の優先順位がわかると、じっくり取り掛かるべきなのか、移動中に考えればいいのか、時間配分も見えてきます。上手にタイムマネジメントすることによって、複数の仕事を優先順位に沿って段取り良くするめることができるのです。そのポイントは次の3つです。

①細切れの時間を活用する

集中力を必要としない仕事や、空き時間にやればいい仕事は、細切れの時間にすませます。

②ロスタイムを少なくする

雑事はまとめて、外出はまとめてというように、同じような内容の仕事はまとめてすませるとロスタイムが少なくなります。

③朝昼晩の時間の使い方を考える

午前中は電話営業、午後は応対接客、夕方はデスクワークと、業務内容に適した時間配分を考えましょう。午前中と午後ではどちらが能率が上がるか、自分のバイオリズムを把握することも大事です。

文章にまとめてみるとなんだか難しそうですね(^^;

誰でも初めから簡単に仕事が出来る様になるわけではもちろんないので、日々色々な経験を積み重ねてステキな社会人に育っていって下さいね(´ω`)☆

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小椋 千絵

小椋 千絵

お客様サポート丸安毛糸株式会社
丸安毛糸で事務全般をしている小椋と申します^^ 来客時にはお茶を出しに行くことも多いので、お客様とお目にかかる機会も多いかもしれません(^o^)旦 どうぞ宜しくお願い致します☆

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