“納品書”と”請求書”の役割

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こんにちは。

5月の末日、国内外の支払等の締日。期日内に経理へ回すように致します。
ところで、納品書や請求書をみていると、
一見、ほとんどフォームや内容がほぼ同じものをよく見かけます。
では、納品書だけを経理へ回せばよいの??
今回は改めて納品書と請求書の違いと挙げたいと思います。

1.納品書(単価・数量・金額入り)を経理に回せば、支払してくれる??

納品書、請求書にはそれぞれ役割があり原則的には、答えは ”NO” でしょう。
もちろん、弊社の経理に回しても受け取ってもらえません。
なぜでしょう?(もちろん会社毎にルールがあるのであくまでも参考に。)

2.納品書の役割… 何が納品されたのか。

発注通りに納品されているか確認するための納品書。
納品する商品明細が記載されている。
(品番・品名・色・サイズ・数量・単価・合計 etc)

↓ ↓ ↓

商品が届いたら、先ず届いた商品と納品書を照合する事が大切です。
万が一、届いた商品と納品書の数量などに違いがあったり、
発注した内容と違う場合は、直ぐに発注元へ連絡。

3.請求書の役割… 商品代金回収

デリバリー系の納品書に対して、経理的要素の強いのが請求書。
納品が終了したら代金回収の目的で発行されます。
どんなサービスを どこに いつ いくらで 提供したのか。
金額(消費税込み)
振込先
支払期限
捺印     などが記載されます。

※ 参考 経理 阿部のブログ http://blog.maruyasu-fil.co.jp/archives/13689

4.おわりに

納品書と請求書には、それぞれデリバリー担当と経理担当への役割があり、
また、税法でも7年保存義務があります。
特に消費税の載っている請求書は、税務調査にも必要な大切な保管書類。
”経理が、支払には請求書が必要”という意味を改めて確認しました。

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前田

前田

お客様サポート丸安毛糸株式会社
事務の前田です。 ”ニット” をキーワードにデスクワーク目線から 感じたことを綴っていきたいと思います。 宜しくお願いします。

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