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パソコンファイル整理術の活用でアタマもすっきり!!

おはようございます~ ヾ(o´ヮ`)ノ ☆彡 丸安毛糸 事務の小椋です^^♬

ニットに関する質問受け付け中!!

梅雨明けしてもう大分経つのに、梅雨にひいた風邪をまだ引きずっている私です。( ノД`)シクシク…

その為ワタシにしてはめずらしく食欲があまりなく、大好きなスイカを今年はまだ食べられてません(-”-;)ウーン 週末こそはスイカを食べるぞぉ!!!???

皆様、どうぞ風邪には十分ご注意下さいね!

さてさて、今回はズバリ「パソコンのファイル整理術」について書いてみます^^

 

昨今はどんどん便利になり、今ではデジタル機器なしでの生活は考えられなくなっていますよね。パソコンも画像、音楽、動画、etc、、、、沢山集めたのはいいけれど、どこに何があるか分からなくなってしまい、探すだけで一苦労!なんて事もあるのではないでしょうか?( ̄へ ̄|||) ウーム

一定のルールでファイルを作っているつもりなのにファイルがなかなか見つからない!o(T◇T)o なんて事になる前に今日からすぐに始められる簡単な整理方法を実践しスッキリさせちゃいましょう\(^o^)/

 

【フォルダは3層以上深くしない】

顧客フォルダ→項目別フォルダ→目的ファイルとせず、必ず顧客やプロジェクト名を入れるようにしてみましょう。階層2つ目から、ファイルがあるようにして、多くとも階層3つ目くらいで収まるようにしましょう。そうなると、フォルダの中が大量のファイルで埋もれてしまうから見辛いと思った方は、発想を変えてみましょう。

【フォルダの頭に通し番号を】

更新日時順やファイルの種類順など、簡単にソートがかけられるので、フォルダの中が100個のファイルになったとしても、更に深く階層のフォルダを作る必要はありません。

日付を先頭にするか、通し番号を先頭にするか、★など記号を先頭にするかで簡単に整理することができます。
何度もお伝えしますが、フォルダの階層を深くすることは考えず、それであれば、ファイル名が多少長くなっても、検索して探せることを念頭にファイル名を付けましょう。

代表的なルール

  • 日付+種類 

日付をどの状態の時とするかも考え方を統一する必要があります。プロジェクト完成日なのか、ファイルを作成した日なのか、同日に何度も手直しが入った場合どうするかなど。

日付の桁数も統一が望ましいです。
例えば、2016年11月1日を2016111とせず、8桁表記の20161101とするのが望ましいです。面倒であれば、2016年を16年とした6桁表記も短縮できるのでいいかも知れませんね。

  • 語尾に2桁のバージョン番号

同日に書類や画像を何度も作った形跡を残す必要があったり、同日に書類や画像と修正と完成が存在する時などありますよね。

タイトルの語尾に2桁のバージョン番号を入れると、単純ですが、より一層わかりやすくなります。例えば、01から09と数字が大きくなるのが最新版とする考え方です。

  • ファイル名は日本語

ご自身のわかりやすさによりますが、相手とのやり取りなどにも使う場合があるようだと、日本語が一般的ですので、望ましいです。

  • 「とりあえず」のフォルダを作っておく

どこのフォルダに入れようか迷うもの、一時的に作ったけど、概要止まりで何にするか決めていないファイルなどどうしても分別出来ないときなどありますよね。

このような時は、無理やりフォルダに入れてしまうと、作りかけのこと自体を忘れてしまうこともありますので、「とりあえず」フォルダに入れるようにする習慣をつけると作りかけがどこにいったかも忘れなくて済みます。

  • 「old」フォルダの作成

見積書や請求書などの一時的なファイルが多い場合など、あまり見返すことはないけど、削除するまでではないファイルも、たくさんある場合がありますよね。このような時は、あまり見返さないので検索対象にしたくないとなれば、「old」ファイルを別に作るのがオススメです。

階層を深くしたくない人には、ファイル名の最初に「old」を追加したり、最初に「99」を追加したりすると、検索されにくい、または並び順で最後の方にいくなど出来ますので、ぜひお試しください。

 

【データの保管場所】

Cドライブは、Windows情報など、パソコンのあらゆる情報が詰まっています。同じドライブに個人の重要なファイルを保管してしまうと、何かの拍子にデータが消えてしまうことも全くないとは言い切れません。定期的なバックアップを忘れず行うことを心がけましょう。

最近は、Dドライブなど予め用意されているパソコンもあるようですので、個人フォルダ系は、全て独立したDドライブへ保管というのも、安心出来ますよね。

少なくとも年に1回は、年末大掃除などの感覚で行事ごとと捉えて、パソコンの中も大切に見直すようにしましょう。

 

まとめ

ファイル整理って、最初に規則性さえ押さえてしまえば意外と簡単かも?と思って頂けましたでしょうか。仕事でのフォルダ分けは、職種により全く分別方法が異なりますのでご自身にあった最適な方法で、しかも階層は浅くフォルダ・ファイル作りをすることをオススメします。きっと、整理されたファイルやフォルダを見返すと、仕事などのヤル気も倍増すること間違いなしです♪(* ̄ω ̄)vムフ

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小椋 千絵

小椋 千絵

お客様サポート丸安毛糸株式会社
丸安毛糸で事務全般をしている小椋と申します^^ 来客時にはお茶を出しに行くことも多いので、お客様とお目にかかる機会も多いかもしれません(^o^)旦 どうぞ宜しくお願い致します☆

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