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恥をかく前に知っておきたい!ビジネスメールの基礎知識(後編)

公開日: : 最終更新日:2016/10/14 お知らせ, 雑感

 

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ニットに関する質問受け付け中!!

おはようございます~ ヾ(o´ヮ`)ノ ☆彡 丸安毛糸 事務の小椋です^^♬

 

いきなり、季節はすっかり秋になってしまいましたね(*^_^*)

夏が大好きな私にとっても今年の夏はキツかった~゚゚(゚´Д`゚)゚ 私の幼い頃はゲリラ豪雨なんて言葉すらなかったのに、いつからこんなドカ雨が降るようになったのでしょう?

日本全国まんべんなく、ほどよく雨が降ってくれると嬉しいんですけどねぇ。。。(´-д-`)フー

 

さてさて、前回「恥をかく前に知っておきたい!ビジネスメールの基礎知識(前編)」を書かせて頂きましたので今回(後半)をお届け致します(^_-)-☆

 

メールを使用するときの4つの注意点

電子メールは気軽に使用できるだけに、意外な落とし穴もあります。不注意から会社や相手に迷惑を掛けないよう、注意しましょう!

 

①大事な内容はむやみに送信しない

インターネットは誰でも自由に利用できる公開されたネットワークです。つまり裏を返せば、インターネット経由で送られるメールは、何らかの方法で第三者が内容を読むことも出来るのです。また、アドレス間違いなどで、うっかり別の人へ送信してしまう可能性もあります。ですから社外秘にあたる文書や、商談の金額のような外部に知られるとまずい内容をむやみに送信してはいけません。緊急時の連絡もメールでは避けましょう。

 

②複数の人に同じメールを送るとき

同じメールの一括送信には、CC(Carbon Copy) と BCC(Blind Carbon Copy)という便利な機能があります。CCは、送った人全員に互いのアドレスが分かってしまいます。他の人のアドレスを公開してはいけない時や、同じメールを誰に送ったのか知られたくない場合は、アドレスがブラインドされる(隠される)BCCを使いましょう。

 

③ウイルス対策を怠らない

インターネットでは、ウイルスを仕込まれたメールが送られてくる場合もあります。見知らぬ人からのメールや不審な添付ファイルはうかつに開かず削除するか、専用のソフトを使ってウイルスチェックをするようにしましょう。自分のパソコンがウイルスに感染すると、データが壊されるだけでなく、社内や社外のパソコンにも感染して大変な損害を与えてしまいます。

 

④他人のメールの文章を引用しない

メールを書いた本人は、あなた以外の人にその情報を知られたくなかったかもしれません。メールの文章は書いた人に著作権がありますし、むやみに引用して第三者へ送ると、文章が一人歩きして書いた本人に思わぬ迷惑がかかってしまわないとも限りません。

メール注意点2

 

自分のパソコンが知らない内にウイルスに感染し、ネットワークやメールを通して他の方々に迷惑を掛けてしまうことほど怖い事はありません(>_<)

こまめにウイルスチェックを行うよう日ごろからクセをつけおくようにしておきましょうね(^-^)v

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小椋 千絵

小椋 千絵

丸安毛糸で事務全般をしている小椋と申します^^
来客時にはお茶を出しに行くことも多いので、お客様とお目にかかる機会も多いかもしれません(^o^)旦
どうぞ宜しくお願い致します☆

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