おはようございます～ ヾ(o´ヮ｀)ﾉ ☆彡 丸安毛糸 事務の小椋です^^♬
感動のリオオリンピックも閉幕し、なんだか物足りなく感じる今日この頃…(._.)ｼｭﾝ
自分も学生時代にスポーツをやっていたからか、本気と本気でぶつかり合うスポーツ競技って本当に手に汗握って応援しちゃいますよね＼(^o^)／
さて！夏休みも終わり、フレッシャーズの皆さんもそろそろ失敗の一つや二つ経験済みの頃でしょう(笑)
最近はSNSや、メールなどが普及してきて、体調不良でお休みする時の会社への連絡や、あげくのはてには退社する時の連絡もSNSで済ませてしまうというなんとも呆れた現象があちこちで発生してきていると噂に聞きます。
SNSも便利でいいのですが、仕事ではキチンとした文章を作成出来るようにしておかないと、後々大変なことになりますよ！
ということで、今回は、、、
わかりやすいビジネス文書を作成するコツ
をご紹介したいと思います^^
まず、相手に挨拶の言葉や感謝の気持ちを伝える社交文書は、ルールにとらわれないで自分の言葉でていねいに書くことが大切です。
しかし、社内文書や社外文書では「内容が正確に速やかに伝わる」「わかりやすい文書である」ように工夫する必要があります。
そのためには次の5つのポイントに注意しながら作成しましょう。
①最初に結論を明記する
読む人は、忙しくて最後まで目を通せないかもしれません。したがって何を伝えるための文書なのかがひと目でわかるように、最初に「結論」を示します。
「詳しい内容」「その結論に至った経緯や根拠」などは、結論のあとで説明するようにします。
②センテンスや段落は短く切る
1つのセンテンスが長いと、内容を理解するのに時間がかかります。1つのセンテンスは、なるべく数十字以内に抑えましょう。また1つの段落も数行程度に抑えると、内容を把握しやすくなります。
③箇条書きを活用する
同列の内容が複数ある場合は、無理に文章としてまとめないで箇条書きにすると、相手にとってわかりやすくなります。
④具体例や数字を挙げる
自分の考えを一方的に主張しても説得力を持ちません、具体的な霊を挙げて根拠を示したり、実際の数字を示すことが効果的です。
⑤図表を活用する
細かい項目が多くて箇条書きでも分かりにくい時は、表にすると見やすくなる場合があります。また、数字を比べる場合はグラフにすると、どちらがどれくらい大きいのかが一目瞭然になります。
どうでしょうか？要点を押さえればビジネス文書も難しくないですよね^^？
たまにはメールではなく、直筆で文字を書いて相手に心を届けてみませんか？(^o^)v