おはようございます～ ヾ(o´ヮ｀)ﾉ ☆彡 丸安毛糸 事務の小椋です^^♬
先日の春の嵐ですっかり桜も散ってしまい、これからは新緑の季節ですね！
緑は疲れた目にも優しいので、ちょっと疲れたなーと思ったときは窓から外を眺めたり、外で少し運動したりしてストレス発散してみましょうー！＼(^o^)／
さてさて、前回はビジネス用語「ホウ・レン・ソウ」についてお話しましたが、今回は一歩進んだ報告方法をお伝えいたします^^
仕事に慣れてくると、任される仕事も増えてきます。でもやったことはキチンと上司に報告しなければなりません。ただ報告と言っても、初めのうちはわかりやすく且つ簡潔にするにはどの様に報告したらいいのか迷ってしまいますよね？そんなときにはこんなことを思い出して行動してみるといいかもしれません^^
報告は結論を先に、事実は簡潔に
ビジネスでの報告は、結論を先に話してから本題に入り、要約で締めくくるという流れで話すと、無駄がなく正確に伝わります。例えば「お話ししたいことが２つあります」などと前置きして、「まず○○の件ですが」と具体的な内容を話し、「以上、○○と○○についてご報告致しました。と締めくくる方法です。指示された仕事がまだできていなかったりすると、ついついできていない理由が先になってしまったりするものですが、「で、結局どうなったの？」と相手をイライラさせてしまいます。
例えば、「顧客リストは現在○人分が終了し、あと○人分が残っています。などと、事実を簡潔に述べるようにしましょう。
また、報告をする際、「あと○日ありますから、たぶん大丈夫だと思います」「間に合うんじゃないでしょうか」などと、不用意に推測で話してしまうと、それを結論と取り違えられることがあります。「大丈夫だと思う」は「大丈夫」、「間に合うんじゃないか」は「間に合う」ととった上司が安心してしまい、結局仕事が終わらない場合、周囲に迷惑をかけてしまいます。推測や仮想は最後に「これは私の個人的な考えですが」と断ってから話すようにしましょう。
イヤな報告ほど早くする
予定より遅れそうだ、ミスをしてしまったなど、言いにくい報告ほど早くしなければなりません。そうすることで周りがフォローの態勢を整えることができますし、自分の不備やミスを隠さず速やかに報告することは、周囲の信頼を得ることにもつながります。
ミスしてしまったときに大事なことは、迅速に上司に話し、素直に叱責を受け止め、メモを取りながら処置の方法をしっかり聞くことです。ミスが起きた原因をはっきりさせるために、上司に敬意を話すことも必要です。言い訳ではなく「自分はこう進めていたのですが、何か間違いがありましたでしょうか？」と事実を話し、二度と同じようなミスを起こさないように対処することが一番大切なことなのです。
上司に叱られると落ち込んでクヨクヨしてしまうものですが、周囲の人に余計な心配をかけないよう、早く気持ちを切り替えることもとても大切なことです。
むかーしの時代は「仕事は見て覚えろ！」的な上司も多くいましたが、残念ながら今はそれでは通用しません。教える側も、相手の資質を考えて相手相手によって教え方を工夫するということが必要な時代になっているんですね。
何にしても、お互いの歩み寄りが仕事を円滑に進めるポイントなのではないでしょうか(^_^)